Il trasloco di un’ambasciata segue regole che un normale trasloco d’ufficio non conosce: accessi controllati, documenti che non possono restare incustoditi, arredi di rappresentanza, date legate agli impegni della missione. Per questo lo pianifichiamo con il personale della sede molto prima che arrivino i furgoni.
Può trattarsi di trasferire la cancelleria in un altro palazzo, di riorganizzare gli uffici interni o di liberare un edificio per lavori. In ogni caso la base tecnica è quella dei nostri traslochi di uffici; il resto lo stabiliscono le procedure di sicurezza e il protocollo della rappresentanza.
Le ambasciate a Roma che ci hanno affidato il trasloco
Negli anni abbiamo seguito i traslochi delle ambasciate del Qatar, dell’Indonesia, della Federazione Russa, dell’Ungheria, del Sudafrica, della Slovenia, del Sudan del Sud, dell’Albania e della Georgia.
Tra i nostri clienti ci sono anche ministeri e grandi aziende. In un trasloco istituzionale la discrezione non è un dettaglio: fa parte del lavoro quanto l’imballaggio o il trasporto.
Sicurezza e riservatezza: chi entra nella sede
Nelle sedi diplomatiche la prima domanda riguarda le persone. Lavoriamo esclusivamente con personale interno, assunto e formato, senza intermediari né squadre in subappalto. Chi entra negli uffici della missione è sempre un nostro dipendente.
Procedure di accesso, controlli ed eventuali accompagnatori li decide la sede; noi li inseriamo nel piano di lavoro fin dal sopralluogo. Archivi e documenti riservati si imballano e si spostano secondo le indicazioni del personale della missione, che stabilisce anche chi deve essere presente.
Ne parliamo più a fondo nell’articolo su protocolli e sicurezza nei traslochi di sedi diplomatiche.
Arredi di rappresentanza, archivi e opere d’arte
Oltre agli arredi da ufficio, una cancelleria custodisce spesso mobili antichi, quadri, sculture, tappeti e lampadari. I pezzi fragili si avvolgono in coperte e pluriball e si proteggono su misura; i mobili vengono smontati e poi rimontati dove indica la sede.
Dipinti e oggetti d’arte di particolare valore seguono un percorso a parte, quello del nostro trasporto di opere d’arte.
Inventario, etichette e ordine degli ambienti
Molte amministrazioni tengono un inventario dei beni. Conviene aggiornarlo prima del trasloco e riportare gli stessi codici sulle etichette dei colli: all’arrivo il controllo diventa un confronto tra due elenchi, senza scatole da aprire una per una.
Altrettanto utile è stabilire l’ordine degli ambienti. Di solito si comincia dai locali di servizio e dagli uffici meno usati, si prosegue con le stanze operative e si chiude con le sale di rappresentanza, che restano in ordine fino all’ultimo giorno.
Una planimetria della nuova sede che indichi dove va ogni mobile evita spostamenti inutili durante lo scarico.
Palazzi storici, ZTL e permessi
Molte ambasciate hanno sede nel centro storico o ai Parioli, spesso in palazzi d’epoca con cortili interni e ascensori piccoli. Se un mobile non entra nel vano scala, lo facciamo uscire dalla finestra con una piattaforma aerea di proprietà, che lavora dall’esterno senza toccare gli ambienti interni.
Per la piattaforma o per la sosta prolungata dei furgoni va richiesta al Municipio competente l’occupazione temporanea di suolo pubblico, e la pratica la curiamo noi. Nelle ZTL i nostri mezzi entrano con regolare autorizzazione.
Se il palazzo è sottoposto a vincolo, le cautele aumentano: le descriviamo nell’articolo dedicato ai traslochi in edifici storici vincolati.
Cancelleria, residenza e alloggi del personale
Il trasloco di una rappresentanza raramente riguarda solo gli uffici. Spesso si spostano anche la residenza dell’ambasciatore e gli appartamenti del personale, con esigenze da trasloco domestico: guardaroba, cucine, oggetti personali, a volte un pianoforte.
Alla fine di un incarico, poi, molti diplomatici lasciano Roma per una nuova sede all’estero, e il trasloco diventa internazionale: le destinazioni europee che serviamo sono nella pagina sui traslochi internazionali da e verso Roma.
Se tra partenza e arrivo resta un intervallo, mobili e scatole possono attendere nel nostro deposito videosorvegliato, con un guardiano presente giorno e notte e accesso su appuntamento. Su richiesta è disponibile una copertura assicurativa per i beni in custodia.
Sopralluogo, orari e assicurazione
Ogni trasloco diplomatico parte da un sopralluogo gratuito, in cui definiamo volumi, accessi e sequenza degli ambienti. Segue un’offerta scritta, con tutte le voci di costo.
Da parte della missione conviene indicare un solo referente, che conosca ambienti, priorità e documenti: con questa persona concordiamo ogni passaggio, dal calendario alle liste di accesso.
Se la sede ospita una sezione consolare aperta al pubblico, è meglio spostarla per ultima e annunciare per tempo il nuovo indirizzo. Gli interventi serali o nel fine settimana si concordano su richiesta, come la divisione del lavoro in più giornate.
Quando ci affidi anche l’imballaggio, il trasloco è coperto da assicurazione.
Contattaci per il trasloco della tua sede diplomatica
Per un primo contatto puoi scrivere a preventivi@traslocareroma.com, chiamare lo 06 52371055 oppure inviare la richiesta di preventivo online. Indicaci la sede di partenza, quella di arrivo e il periodo previsto: fisseremo il sopralluogo nella data più comoda per il tuo ufficio.