Traslocare un ufficio vuol dire spostare insieme mobili, computer, archivi e persone che, il primo giorno nella sede nuova, devono ritrovare ogni cosa al suo posto. Per questo organizziamo ogni trasloco di uffici a Roma partendo da due domande: quando l’attività può fermarsi e come sarà disposta la sede di arrivo.
Seguiamo studi professionali, coworking, imprese e sedi di enti pubblici; fra i clienti abbiamo ministeri e grandi aziende, mentre alle sedi diplomatiche dedichiamo un servizio a parte. Il metodo vale per un grande open space come per uno studio di tre stanze.
Prima di tutto il calendario: quando può fermarsi l’ufficio
Al sopralluogo (gratuito, anche in videochiamata) contiamo postazioni, armadi e archivi, controlliamo gli accessi delle due sedi e ti chiediamo quando il lavoro può permettersi una pausa. Da lì costruiamo il piano.
Le strade sono due, e si possono combinare. Su richiesta lavoriamo la sera e nel fine settimana, fuori dall’orario d’ufficio; oppure distribuiamo il trasloco su più giornate, spostando un reparto per volta, così una parte del personale resta operativa.
Ogni passaggio è descritto nella guida su come pianificare un trasloco aziendale senza fermare il team.
Trasloco di archivi a Roma: niente deve andare perso
Faldoni, pratiche dei clienti, contratti, documentazione tecnica: in molti uffici l’archivio è la parte più voluminosa e quella che non ammette errori.
La regola è semplice: ogni scatola deve sapere da quale scaffale viene e su quale andrà.
Prima del trasloco conviene fare pulizia. Verifica con il tuo consulente quali documenti vanno conservati e quali si possono eliminare, e valuta di digitalizzare quelli che consulti di rado: ogni faldone in meno è peso in meno sul furgone e spazio guadagnato nella sede nuova.
Per i documenti riservati, decidi con noi chi li imballa. Ricorda però che quando ci affidi anche l’imballaggio il trasloco è coperto da assicurazione, mentre se imballi tu la copertura non si applica.
Computer, server e postazioni: chi fa che cosa
Sulla parte informatica conviene dividere bene i compiti. Il tuo tecnico o il fornitore IT fa il backup dei dati, spegne e scollega server e apparati di rete e li ricollega nella sede nuova; noi imballiamo e trasportiamo computer, monitor, stampanti e il resto delle attrezzature, con pluriball e protezioni su misura.
Nei giorni prima del nostro arrivo, in ufficio è utile:
- nominare un referente interno che prenda le decisioni e risponda alla squadra;
- preparare la pianta della sede nuova con la posizione di ogni postazione;
- numerare scrivanie, cassettiere e scatole con il numero della postazione di arrivo;
- chiedere a ogni collega di svuotare cassetti e armadietti personali.
Per la parte tecnica, una checklist più completa è nell’articolo dedicato a computer, server e postazioni nel trasloco d’ufficio.
Scrivanie, armadi e arredi da smaltire
Scrivanie operative, pareti attrezzate, armadi metallici e sedute vengono smontati, trasportati e rimontati seguendo la pianta della sede nuova. È lo stesso lavoro che facciamo con i mobili di casa, su scala diversa: lo descriviamo nella pagina sul montaggio e smontaggio di mobili.
Il cambio di sede è anche l’occasione per liberarsi di arredi vecchi e apparecchi guasti. Con il nostro servizio di smaltimento mobili li portiamo in discariche autorizzate, senza che tu debba cercare un altro fornitore.
Uffici all’EUR, in Prati o in un palazzo d’epoca
All’EUR, il cuore direzionale della città, hanno sede aziende, ministeri e molti uffici: in questi palazzi l’uso di ascensori e ingressi va concordato per tempo con l’amministrazione dello stabile.
Prati ha strade larghe e regolari e numerosi studi professionali, mentre in centro tanti uffici occupano palazzi d’epoca dove l’ascensore manca o è molto piccolo.
Quando un arredo non passa dalle scale usiamo una nostra piattaforma aerea. Se la piattaforma o il furgone devono occupare la strada, chiediamo noi al Municipio il permesso di occupazione di suolo pubblico.
Anche un ufficio in pieno centro si raggiunge senza chiedere permessi di transito: i nostri furgoni possono entrare nelle ZTL.
Quanto costa il trasloco di un ufficio a Roma
Il trasloco di un ufficio costa a partire da 700 €, IVA esclusa. Da lì in su incidono soprattutto quante postazioni e quanti metri di archivio ci sono da spostare, come sono fatti gli accessi nelle due sedi e quali servizi ci affidi, dall’imballaggio al rimontaggio.
Il preventivo che ti consegniamo è scritto e dettagliato, con le voci separate: ti serve per confrontare più ditte di traslochi per uffici e per farlo approvare internamente.
Se la nuova sede è in un’altra città o non è pronta
Se ti trasferisci fuori Roma, ci occupiamo anche di traslochi nazionali di uffici e aziende, con le stesse regole di lavoro adattate alla distanza.
Se invece i lavori nella sede nuova non sono finiti, arredi e archivi possono restare per giorni, settimane o mesi nel deposito di nostra proprietà, in via Taparelli. L’accesso è su appuntamento, utile se nel frattempo ti serve recuperare una pratica.
Richiedi un sopralluogo per il tuo ufficio
Mandaci gli indirizzi delle due sedi, il numero indicativo di postazioni e il periodo in cui vorresti traslocare. Puoi richiedere sopralluogo e preventivo online, scrivere a preventivi@traslocareroma.com o chiamare il numero verde 800.090.346.
Fissiamo il sopralluogo e ti inviamo un’offerta scritta, gratuita e senza impegno.