Come preparare un ufficio al trasloco: computer, server e postazioni operative

Un ufficio si ferma quando si ferma la rete: senza computer, server e telefoni, scrivanie e armadi servono a poco. Per questo preparare un ufficio al trasloco significa pensare prima alle postazioni e ai dati, e solo dopo ai mobili.

Più la preparazione è precisa, più corta è la pausa.

In questa guida vediamo come catalogare dispositivi e postazioni, come spostare server e apparati di rete, come preparare la nuova sede e come pianificare il trasferimento senza bloccare il lavoro. Per il servizio completo c’è la pagina sui traslochi di uffici a Roma.

Postazioni, cavi e dati: l’inventario prima dell’imballo

Ogni postazione è un piccolo sistema: computer, monitor, periferiche, alimentatori, cassettiere, oggetti personali. Senza inventario si perde tempo, nella nuova sede, a cercare un cavo o un adattatore. Il metodo più semplice è un’etichetta per postazione, con un numero o un codice univoco, e una scatola che contiene solo ciò che appartiene a quella scrivania: così la postazione si ricostruisce in fretta.

Fotografa anche il retro di computer e apparati, con i cavi collegati: nella nuova sede ti dice dove va ogni spina.

Aggiungi al numero un colore per reparto o per piano e metti un cartello dello stesso colore sulla porta di destinazione: chi scarica capisce dove posare ogni scatola senza chiedere.

Prima di imballare fai un backup completo di ogni computer e verifica di riuscire a ripristinarlo: una copia mai provata non protegge nulla. Poi elenca i dispositivi critici, quelli che devono funzionare dal primo giorno: amministrazione, gestione progetti, sistemi di controllo interno.

I documenti cartacei sensibili viaggiano in contenitori chiusi e numerati, con l’elenco di ciò che contengono, e non vanno mescolati alle attrezzature. Se nel tuo ufficio passano dati particolarmente riservati, nella guida sul trasloco di uno studio medico trovi come si trattano gli archivi sensibili.

I dispositivi delicati richiedono imballi rigidi. Non basta avvolgere un monitor nel pluriball, soprattutto se è grande o ha un pannello fragile: servono protezioni per gli spigoli e una scatola che lo tenga fermo. Per i trasporti usiamo coperte, pluriball, cartoni rinforzati e protezioni su misura per gli oggetti fragili.

Il trasloco del server: chi fa che cosa e in che ordine

Il server è la parte che preoccupa di più, e a ragione: contiene i dati dell’ufficio e non tollera improvvisazioni. La regola è dividere i compiti. Lo spegnimento ordinato, la riconfigurazione di rete e il collaudo spettano al tuo referente informatico o al fornitore dei sistemi; noi imballiamo, carichiamo e trasportiamo gli apparati con le cautele del caso.

Questo è l’ordine che conviene seguire, dal backup alla riaccensione:

1. backup completo e verificato, con una copia che resta con te e non viaggia insieme ai server;
2. piano di spegnimento scritto: quali sistemi si fermano per primi, chi li spegne, in quale ordine;
3. foto dei collegamenti ed etichette su cavi e porte, prima di staccare qualsiasi cosa;
4. imballo di ogni apparato in protezioni rigide, con i server mai inclinati e il rack smontato unità per unità;
5. carico dell’informatica per ultimo, così si scarica per primo, con un viaggio senza urti;
6. riaccensione e collaudo da parte del referente informatico prima che il team riprenda a lavorare.

I server non vanno mai inclinati né sottoposti a urti: i dischi meccanici temono le vibrazioni, quindi la movimentazione è lenta e l’imballo stabile.

Un rack richiede più tempo di un computer: ogni unità viene numerata, scollegata, protetta singolarmente e caricata in sequenza. Se l’armadio è pesante e il palazzo ha scale strette, può servire una piattaforma aerea, che abbiamo di proprietà e usiamo nei traslochi ai piani alti. Va previsto prima del giorno del trasloco, perché cambia mezzi e squadra.

NAS, switch, router e sistemi di backup seguono lo stesso criterio. Per monitor panoramici, stampanti laser e scanner conta soprattutto la scatola: se è troppo grande, lo spazio vuoto amplifica i movimenti durante il viaggio, e ogni apparecchio deve restare fermo nella sua protezione.

Controlla che cosa prevedono la garanzia e il contratto di assistenza dei server: alcuni richiedono che lo spostamento sia eseguito da un tecnico autorizzato.

Avvisa il team di quando i sistemi si fermano e di quando torneranno disponibili, e indica chi deve dare il via libera alla ripartenza.

Quando ci affidi anche l’imballaggio, il trasloco è coperto da assicurazione; se imballi tu, la copertura non si applica.

Se nel tuo ufficio lavorano grafici o videomaker, con grandi archivi e workstation potenti, nella guida sul trasloco di studi fotografici e creativi trovi altri consigli sui backup.

A trasloco concluso, apri a campione alcuni file dai server e dal backup: se i dati sono integri, il lavoro può riprendere.

Il nuovo ufficio deve essere pronto prima dei computer

Un ufficio ordinato nella vecchia sede rischia il caos se quella nuova non è pronta ad accogliere computer, scrivanie e armadi. Prima dell’arrivo della squadra controlla che le prese funzionino, che il cablaggio di rete sia predisposto e che la stanza del server abbia ventilazione e accessi adeguati. Se ha esigenze particolari di alimentazione, fai verificare l’impianto a un tecnico.

Per la linea internet chiedi al tuo operatore il trasloco con anticipo: senza linea il nuovo ufficio non lavora, anche se tutto il resto è a posto.

Disegna una mappa del nuovo ufficio con la posizione delle postazioni e la destinazione di ogni gruppo di scatole, usando gli stessi numeri e gli stessi colori delle etichette. Con le aree già definite la squadra dispone scrivanie e dispositivi senza tornare più volte sugli stessi passaggi.

Se l’ufficio nuovo non è ancora pronto, il deposito mobili permette di liberare la vecchia sede senza riempire i locali in allestimento. Il nostro è nella sede di via Taparelli, videosorvegliato da Verisure 24 ore su 24, e per chi trasloca con noi il primo mese di deposito è gratuito.

Quando spostare l’ufficio e come dividere il lavoro

Un calendario a ritroso aiuta: fissa il giorno in cui l’ufficio deve essere operativo e segna all’indietro le tappe, dal backup finale al pre-trasloco, dalla richiesta delle linee agli avvisi a clienti e fornitori.

Per ridurre il fermo scegli una finestra in cui l’ufficio è già chiuso o quasi: un fine settimana, un giorno di chiusura programmata. Su richiesta lavoriamo anche la sera e nel fine settimana, e il trasloco può essere diviso in più giornate.

Se l’attività non può fermarsi, procedi a fasi: prima archivi, arredi non essenziali e postazioni secondarie, poi le aree critiche, lasciando operative alcune scrivanie mentre altre si spostano. Per una visione d’insieme sulle fasi di un trasferimento, leggi la guida sul trasloco aziendale senza bloccare il lavoro del team.

Stabilisci le priorità: amministrazione, segreteria o reparto tecnico devono ripartire per primi, altri reparti possono aspettare. Con questo ordine in mano la ditta organizza lo scarico in modo coerente con il lavoro.

Informa dipendenti e collaboratori: chi svuota la scrivania, che cosa resta sulla postazione, che cosa si imballa in anticipo. Poche istruzioni scritte riducono la confusione.

Alla ditta servono la quantità di apparecchiature, i vincoli di orario, scale e ascensori, e l’eventuale ZTL. I nostri 11 furgoni sono autorizzati all’accesso nelle ZTL di Roma, ma gli orari delle ZTL cambiano da zona a zona: quelli aggiornati sono sul sito di Roma Servizi per la Mobilità (romamobilita.it).

Se l’ufficio è in un condominio, avvisa l’amministratore con anticipo: orari e uso dell’ascensore dipendono dal regolamento. E se serve fermare a lungo il furgone o posizionare la piattaforma su strada, l’occupazione temporanea di suolo pubblico si chiede al Municipio competente con alcuni giorni di anticipo: la pratica la seguiamo noi.

Dopo il carico: le postazioni da controllare per prime

All’arrivo controlla per prime le postazioni prioritarie: computer, rete, telefoni, stampanti. Più lavoro hai fatto in preparazione, con etichette, mappa e foto dei cavi, meno ci vuole per rimetterle in funzione.

Per un ufficio il sopralluogo è gratuito e senza impegno, di persona o in videochiamata, e il preventivo è scritto e dettagliato. Quando hai il quadro di postazioni, server e piani, chiedici un preventivo e fissiamo la visita.