Uno showroom o un atelier custodisce oggetti che non hanno sostituti: un abito su misura, un prototipo, un campionario di tessuti, una composizione pensata per stare in quel punto preciso. Sono fatti per essere guardati, non per viaggiare, e un trasloco improvvisato li mette a rischio.
Per questo il lavoro vero si fa prima del giorno del trasloco.
In questa guida vediamo come catalogare pezzi unici e campionari, come proteggere i materiali fragili, come trattare espositori e arredi scenografici e come organizzare la riapertura.
Prima di toccare un pezzo: fotografa, registra, assegna un contenitore
Il primo passo è un inventario chiaro di ciò che si sposta. In uno showroom molti oggetti non sono semplice merce: sono pezzi unici, abiti su misura, prototipi non replicabili, modelli riservati a clienti selezionati, composizioni difficili da ricreare altrove. Ogni articolo va fotografato, registrato e associato a un contenitore preciso.
Per ogni pezzo basta una scheda: descrizione, misure, stato di conservazione, grado di fragilità e posizione prevista nella nuova sede. Annotare graffi e imperfezioni già presenti ti permette di confrontare lo stato prima e dopo.
I campionari stagionali meritano un sistema a parte. Se li tieni divisi per collezione o per anno, assegna un codice a ogni categoria: allo scarico la squadra posa ogni scatola nel punto giusto e i campionari vecchi non si mescolano ai nuovi. Un codice chiaro riduce anche il rischio di smarrimenti, frequenti quando le scatole sembrano tutte uguali.
Certificati, fatture e documentazione dei pezzi di valore non vanno in una scatola qualsiasi: portali con te.
Segnalaci al sopralluogo prototipi e pezzi non replicabili: sapere dove sono ci permette di organizzare il carico con più attenzione. Nomina anche un referente che conosca i pezzi e sia presente il giorno del trasloco, così la squadra ha qualcuno a cui chiedere senza fermare il lavoro.
Imballi che proteggono i materiali fragili
Vetro, ceramica, specchi, superfici lucide e strutture leggere sono i punti deboli di uno showroom. Prima del trasloco libera le zone espositive e prepara un’area, lontana dai passaggi, dove imballare i pezzi più sensibili.
Per vetro, ceramica e materiale artistico gli imballi vanno fatti da chi li prepara ogni giorno. Le soluzioni improvvisate, come pluriball non fissati o cartoni troppo leggeri, possono causare danni anche senza urti evidenti. Noi lavoriamo con cartoni rinforzati, pluriball, coperte e protezioni su misura per gli oggetti fragili, ed evitiamo materiali aggressivi che potrebbero segnare superfici o tessuti.
Quando ci affidi anche l’imballaggio, il trasloco è coperto da assicurazione; se imballi tu, la copertura non si applica.
Le tecniche sono vicine a quelle del trasporto di opere d’arte: imbottiture neutre, cartoni rigidi, protezioni su misura. Se nello showroom hai quadri o sculture, la guida su come preparare quadri e opere d’arte prima che arrivi la ditta spiega che cosa puoi fare in autonomia.
Pezzi di forma e peso diversi non vanno mescolati nello stesso contenitore, e nulla deve potersi muovere all’interno dell’imballo.
Sulle superfici verniciate, laccate o sui tessuti non applicare il nastro adesivo direttamente: metti prima un foglio o una coperta di protezione.
Espositori e arredi scenografici: smontabili o da trasportare interi
Gli arredi scenografici sono spesso il cuore dell’identità visiva di uno showroom o di un atelier. A differenza dei mobili standard non sempre si smontano, o si smontano solo in parte, perché molti sono costruiti su misura per quell’ambiente. Prima del trasloco verifica quali pezzi si possono scomporre e quali devono viaggiare interi.
Per quelli che si scompongono, ogni componente va imballato separatamente, numerato e protetto. Conserva viti e minuteria in buste etichettate, una per pezzo, e fotografa il montaggio prima di smontare: il servizio di montaggio e smontaggio mobili serve proprio a smontare e rimontare con ordine.
Se l’espositore ha luci integrate, segna con un pezzetto di nastro la direzione di ogni faretto prima di staccarlo: nella nuova sede ritrovi la stessa illuminazione senza tentativi.
Molti atelier sottovalutano il tempo di questa fase e si ritrovano con smontaggi incompleti la mattina del trasloco. Strutture metalliche e componenti in vetro, in particolare, richiedono più tempo di quanto sembri.
Per i pezzi che viaggiano interi, misura prima porte, scale e ascensori tenendo conto anche dell’imballo.
Se lo showroom è a un piano alto o ha accessi difficili, per i pezzi ingombranti la soluzione più sicura può essere una piattaforma aerea: evita le scale interne e riduce il rischio di colpi. Le nostre sono di proprietà e si noleggiano anche con operatore.
Per metterla su strada serve l’occupazione temporanea di suolo pubblico, che si chiede al Municipio competente con alcuni giorni di anticipo: la pratica la seguiamo noi.
Pavimenti, passaggi e accessi: proteggi anche l’ambiente
Nei giorni precedenti proteggi pavimenti, angoli e aree di transito: durante la movimentazione il rischio di graffiare superfici scenografiche o arredi è alto. Rimuovi anche decorazioni a parete, pannelli leggeri ed elementi fissati con sistemi temporanei, così la squadra si muove liberamente e lo smontaggio procede con ordine.
Se lo showroom è in un condominio, avvisa l’amministratore: orari e uso dell’ascensore dipendono dal regolamento.
Se invece si trova in una ZTL, dillo alla ditta in anticipo. I nostri 11 furgoni sono autorizzati all’accesso nelle ZTL di Roma, ma gli orari delle ZTL cambiano da zona a zona: quelli aggiornati sono sul sito di Roma Servizi per la Mobilità (romamobilita.it).
Se i pezzi devono aspettare: custodia temporanea
Non sempre gli elementi arrivano subito nella nuova sede: ci sono lavori in corso, l’allestimento non è definito, il layout cambia. In questi casi il deposito mobili evita che pezzi ingombranti o fragili restino appoggiati in ambienti non adatti.
Il deposito è di proprietà e si trova nella sede di via Taparelli: videosorveglianza Verisure 24 ore su 24 e guardiano presente giorno e notte. La durata è libera, giorni, settimane o mesi, e puoi accedere ai beni su appuntamento, per esempio per prelevare un campione. Su richiesta c’è anche una copertura assicurativa per i beni in custodia, e per chi trasloca con noi il primo mese di deposito è gratuito.
La riapertura: che cosa esporre per primo
La riapertura è il momento più delicato per uno showroom o un atelier: ogni giorno di chiusura sono vendite mancate e ritardi con clienti, fornitori e creativi. Prima del trasloco decidi quali pezzi devono essere esposti il primo giorno e quali possono aspettare, così nella nuova sede c’è almeno un’area pronta per l’allestimento immediato.
Se i tempi sono stretti, fai un pre-trasloco dei materiali meno urgenti: archivi, scatole di campionari passati, arredi secondari. La giornata principale resta così per i pezzi che contano.
Prepara una pianta della nuova esposizione con la posizione dei pezzi principali, anche solo a mano. La squadra scarica una volta sola nel punto giusto e tu non sposti niente due volte.
Nelle prime ore nella nuova sede sistema solo l’essenziale: espositori principali, pezzi di presentazione, arredi di base e oggetti centrali della collezione. Il resto si definisce nei giorni successivi, senza rallentare la riapertura.
Se aspetti campionari o materiali dai fornitori, comunica per tempo il nuovo indirizzo e la data da cui sarai operativo: una consegna nella vecchia sede, ormai vuota, può perdersi.
Su richiesta lavoriamo anche la sera e nel fine settimana, e il trasloco può essere diviso in più giornate.
Se il tuo atelier è di moda, trovi altri consigli su capi, vetrine e centro storico nella guida sul trasloco di boutique e negozi di abbigliamento.
Dal sopralluogo alla nuova esposizione
Il sopralluogo è gratuito e senza impegno, di persona o in videochiamata, e ci serve per vedere i pezzi dal vivo: materiali, dimensioni, punti di accesso. Poi arriva un preventivo scritto e dettagliato.
Quando sai che cosa deve partire per primo e che cosa può aspettare, chiedici un preventivo e raccontaci i pezzi più delicati. Per le altre attività commerciali c’è la pagina sui traslochi per attività commerciali.