In uno studio legale o commerciale il lavoro sta nelle carte: fascicoli, atti, dichiarazioni, corrispondenza con i clienti. Un trasloco fatto senza metodo non fa perdere soltanto tempo, può far smarrire una pratica o lasciare in vista dati che nessuno dovrebbe vedere.
E intanto udienze e scadenze non si spostano insieme alla scrivania.
Per questo il piano di un trasloco di studio parte dagli archivi e dall’operatività, non dai mobili.
Prima di muovere una scatola: capire quanto può rallentare lo studio
Parti dal calendario, non dalle stanze. Segna le udienze fissate, le scadenze dei clienti e i periodi in cui il carico di lavoro è più alto, poi scegli la finestra di trasloco che li evita.
Nessuno studio può fermarsi del tutto, ma molti riescono a rallentare per un giorno o due se lo sanno in anticipo e hanno avvisato i clienti.
Poi mappa gli ambienti: reception, stanze dei collaboratori, studio principale, sala riunioni, archivio corrente e archivio storico. Ognuno ha un ritmo diverso. L’archivio storico e i mobili poco usati partono per primi, la parte operativa per ultima.
Se la finestra utile è la sera o il fine settimana, dillo subito: su richiesta lavoriamo anche in quei momenti, e il trasloco può essere diviso in più giornate. Per l’impostazione generale trovi il metodo nella guida al trasloco aziendale senza bloccare il lavoro del team.
Telefono e rete sono il punto debole di ogni passaggio di sede.
Il trasloco della linea internet si chiede al proprio operatore con anticipo, quindi fallo appena conosci la data. Per i giorni di passaggio imposta il rinvio delle chiamate su un cellulare e comunica il nuovo indirizzo ai clienti.
Server e computer restano accessibili fino all’ultimo giorno. Prima di scollegarli fai un backup, fotografa i collegamenti ed etichetta cavi e prese, e assicurati che il tecnico informatico sia presente alla riattivazione.
Il server parte per ultimo e si riattiva per primo.
Trasloco di archivi a Roma: tre pile prima delle scatole
La parte più delicata riguarda sempre i documenti. Fascicoli processuali, atti, pratiche fiscali, parcelle e copie dei documenti dei clienti non sono scatole come le altre. Prima di imballare dividi l’archivio in tre pile: pratiche correnti, archivio storico e materiale da digitalizzare o eliminare.
La selezione riduce il volume, quindi il numero di scatole da trasportare e da riordinare. Prima di eliminare qualcosa verifica i tempi di conservazione che valgono per la tua professione.
Nel dubbio, conserva.
Ogni scatola deve avere un numero, un’etichetta con il contenuto generale, senza nomi di clienti in vista, e una riga in un elenco che resta allo studio. L’elenco serve il giorno dopo, quando qualcuno ti chiederà dov’è una pratica e dovrai rispondere in un minuto, non in un’ora.
Per i fascicoli più riservati usa scatole chiuse con un sigillo numerato, oppure contenitori con serratura. Il trasporto avviene su mezzi chiusi e i fascicoli passano soltanto dalle mani della nostra squadra interna, senza intermediari e senza subappalti.
Se l’archivio è molto grande puoi appoggiarne una parte in deposito, così liberi subito i locali vecchi e sistemi la nuova sede con calma. Il nostro deposito è videosorvegliato da Verisure 24 ore su 24, con un guardiano presente giorno e notte, e si accede ai beni su appuntamento.
Altri spunti sulle carte sensibili li trovi nella guida per gestire archivi cartacei e documenti delicati e in quella sul trasloco di uno studio medico, dove la riservatezza conta quanto in uno studio legale.
Librerie, codici e scrivanie: il peso nascosto dello studio
Gli studi legali e fiscali hanno librerie piene di codici commentati, raccolte annuali e volumi che pesano molto più di quanto sembri.
Usa scatole piccole per i libri: una scatola grande piena di carta diventa ingestibile e cede sulle scale.
Scrivanie importanti e arredi fissi vanno smontati e rimontati con attenzione. Con il servizio di montaggio e smontaggio mobili ritrovi librerie e postazioni disposte come prima, a patto di aver fotografato le stanze prima di cominciare.
Molti studi si trovano in palazzi del centro storico, a Prati o a Monti, con scale strette e ascensori minuscoli. Quando i mobili non passano dall’interno si lavora dall’esterno con la piattaforma aerea, che solleva e abbassa gli arredi da finestre e balconi.
Se la via è in ZTL, i nostri furgoni sono autorizzati all’accesso. Gli orari delle ZTL cambiano da zona a zona: quelli aggiornati sono sul sito di Roma Servizi per la Mobilità (romamobilita.it).
Per posizionare la piattaforma o fermare a lungo il furgone serve l’occupazione temporanea di suolo pubblico, che si chiede al Municipio competente per quella via con alcuni giorni di anticipo. I cartelli di divieto di sosta temporaneo vanno esposti almeno 48 ore prima.
Della pratica ci occupiamo noi.
Assicurazione: che cosa è coperto e che cosa no
Il trasloco è coperto da assicurazione quando ci affidi anche l’imballaggio.
Molti studi preferiscono imballare di persona i fascicoli riservati, ed è una scelta comprensibile, ma in quel caso la copertura non si applica a ciò che hai imballato tu.
Decidilo prima, in fase di preventivo: dividere il lavoro o affidarci tutto cambia l’organizzazione e anche la tutela. Chiedici che cosa risulta coperto nella tua situazione e fatti scrivere la risposta.
La tutela si decide prima, non dopo.
Dopo il trasloco: i clienti devono accorgersi solo del nuovo indirizzo
Il primo giorno nella nuova sede, prima di aprire le porte, verifica che telefoni, posta elettronica e rete funzionino. Ricostruisci per prima la zona dell’archivio corrente, così le pratiche urgenti sono subito a portata di mano.
Aggiorna poi l’indirizzo su sito, biglietti da visita, carta intestata, firma delle email e profili online.
Per quanto riguarda i costi, i traslochi di uffici a Roma partono da 700 €, IVA esclusa. Per uno studio il prezzo dipende soprattutto dal volume dell’archivio, dai piani e dagli accessi, e lo definiamo dopo un sopralluogo gratuito, di persona o in videochiamata.
Se stai pianificando il trasferimento del tuo studio, richiedi un preventivo scritto e gratuito: ci bastano l’indirizzo, il piano, lo spazio occupato dall’archivio e le date che non puoi toccare.
