Un trasloco aziendale si giudica dalle ore di lavoro perse, più che dai metri cubi spostati. Se il lunedì mattina la rete funziona, il centralino risponde e ognuno ritrova la propria scrivania, il resto è un dettaglio.
Per arrivarci devi decidere prima che cosa può fermarsi e che cosa no. In questa guida vediamo come pianificare un trasloco azienda a Roma: le fasi, ciò che va preparato con anticipo su informatica, archivi e postazioni, gli accessi e i permessi da controllare prima che arrivi il furgone.
Decidi che cosa deve restare acceso fino all’ultimo giorno
Ogni azienda ha una geografia sua: open space, sale riunioni, archivi, un angolo server, a volte un laboratorio o un magazzino. Prima di fissare la data fai il giro dei reparti con i responsabili e chiedi a ciascuno quanto può restare fermo. L’amministrazione a fine mese e il commerciale sempre al telefono con i clienti non hanno le stesse esigenze, e un’azienda piena di dispositivi informatici ne ha altre rispetto a un ufficio di rappresentanza.
Da questa mappa esce l’ordine dei lavori.
Si sposta per primo ciò che usi meno: archivio storico, materiale vecchio, sale riunioni, postazioni di chi è in ferie. All’ultimo restano server, centralino e le scrivanie che producono fatturato. Il metodo è quello che descriviamo nella guida su come preparare un ufficio al trasloco, dove ogni postazione viene trattata come un piccolo sistema con i suoi cavi, i suoi dati e la sua scatola.
Il calendario di un trasloco azienda: weekend, fasi e pre-trasloco
Molte aziende concentrano il grosso del lavoro nel fine settimana, quando in sede non c’è nessuno e l’impatto sul team è minimo. Su richiesta lavoriamo anche la sera e nel fine settimana, e il trasloco può essere diviso in più giornate: la scelta giusta quando i volumi sono importanti o quando un reparto non può fermarsi neppure un giorno.
Quando la struttura è articolata, il trasferimento a fasi è la strada più sicura, come nei traslochi di uffici a Roma: prima archivi e magazzino, poi le postazioni secondarie, infine le aree operative critiche. Mentre una parte del team lavora ancora nella vecchia sede, un’altra comincia a trovare la nuova già in ordine.
Un pre-trasloco di qualche giorno alleggerisce la giornata decisiva.
Significa spostare in anticipo tutto ciò che non serve per lavorare: archivio storico, scorte, arredi delle sale poco usate, scatole di materiale vecchio. Nel giorno principale la squadra si concentra su postazioni e informatica. Per scrivanie, armadi e librerie modulari conta anche il tempo di smontaggio e rimontaggio dei mobili, che spesso viene sottovalutato.
Server, rete e telefoni: la parte che non si improvvisa
È l’informatica a decidere se il lunedì si riparte. Server, NAS, router, switch, centralino e backup vanno spenti e riaccesi in una sequenza precisa, e un errore significa dati persi, rete che non si vede, telefoni muti. Serve un piano di spegnimento scritto: quali sistemi si fermano per primi, quali restano attivi fino alla fine, chi li riaccende e in che ordine.
Se hai un reparto IT, farà da regista insieme alla squadra, così gli apparati vengono imballati e movimentati nel modo giusto. Se non ce l’hai, fai staccare e ricollegare gli apparati dal tuo tecnico o dal fornitore dei sistemi: noi imballiamo e trasportiamo, ma configurazioni e indirizzi di rete restano di chi li conosce.
Prima di staccare un cavo, il backup deve essere finito e verificato.
Verificato vuol dire che hai provato a recuperare un file dalla copia, non solo che il programma ha scritto «completato». Tieni una copia fuori sede e portala tu: non va caricata sul furgone insieme ai server che protegge. Per internet e per il telefono chiedi il trasloco della linea al tuo operatore con largo anticipo, perché senza linea la nuova sede non lavora, comunque vada il resto.
Archivi e postazioni: scatole numerate e scrivanie fotografate
Faldoni amministrativi, pratiche e documenti legali viaggiano in contenitori rigidi, chiusi e numerati, con un elenco di ciò che contiene ogni scatola. Una parte dell’archivio si prepara con anticipo; la documentazione corrente resta a portata di mano fino all’ultimo giorno. Per i casi più delicati trovi i dettagli nella guida su come gestire archivi cartacei e documenti delicati durante un trasloco ufficio.
Computer, monitor, docking station, telefoni e supporti ergonomici si imballano per scrivania, con un’etichetta ben visibile. Fotografa ogni postazione prima di smontarla: nella nuova sede la foto vale più di qualunque istruzione, e ognuno ritrova il secondo schermo e la tastiera dove li aveva.
Una foto per scrivania evita molte discussioni il lunedì mattina.
Parlane con il team prima che lo scopra da solo
La comunicazione interna è la parte che si trascura di più e che costa di più quando manca. Ogni reparto deve sapere quando inizia il pre-trasloco, entro quando svuotare i cassetti e che cosa portare a casa. Bastano poche regole scritte: cassetti vuoti entro una data, effetti personali già in borsa, dispositivi fragili segnalati, niente scatole nuove il giorno del trasloco.
Nomina un referente per area: risponde alle domande dei colleghi e dice alla squadra dove va ogni cosa, senza che titolare o office manager debbano rincorrere tutti.
Per qualche ora, o per qualche giorno, puoi tenere attive le attività che non dipendono dalla sede: con laptop, cloud e accesso da remoto una parte del team continua a lavorare mentre le scrivanie vengono smontate. Molte aziende lo hanno già sperimentato e ne hanno ridotto molto il fermo.
Piani alti, centro storico e permessi in strada
Se la sede è in un palazzo storico o in un edificio alto, la logistica pesa quanto l’informatica. Le nostre piattaforme aeree, di proprietà e noleggiabili anche con operatore, servono a movimentare arredi e attrezzature ingombranti da finestre e balconi, senza occupare scale e ascensori dove il resto del team continua a lavorare.
I nostri 11 furgoni sono autorizzati all’accesso nelle ZTL di Roma.
Gli orari delle ZTL cambiano da zona a zona: quelli aggiornati sono sul sito di Roma Servizi per la Mobilità (romamobilita.it).
Per fermare a lungo il mezzo o posizionare la piattaforma su strada serve l’occupazione temporanea di suolo pubblico, che si chiede al Municipio competente per quella via. La richiesta va presentata con alcuni giorni di anticipo e noi seguiamo la pratica per tuo conto. Se serve il divieto di sosta temporaneo, i cartelli vanno esposti almeno 48 ore prima.
Il primo giorno nella nuova sede: che cosa deve ripartire per primo
Arrivato nella nuova sede, rimetti in funzione prima l’essenziale: server, rete, centralino e postazioni principali. Sale riunioni, aree comuni e spazi secondari possono aspettare qualche giorno.
Prepara una zona dove scaricare per primi gli apparati importanti, separati dal resto del carico, e una mappa dei piani con la posizione di ogni postazione e di ogni gruppo di scatole. Appesa all’ingresso, la mappa permette alla squadra di scaricare una volta sola nel punto giusto, senza tornare sui propri passi.
Se devi liberare la vecchia sede prima che la nuova sia pronta, c’è il deposito mobili: arredi, documenti non urgenti e attrezzature restano custoditi nel nostro deposito di via Taparelli, videosorvegliato da Verisure 24 ore su 24. Per chi trasloca con noi il primo mese di deposito è gratuito.
Quanto costa un trasloco aziendale e come avere un preventivo preciso
Per un ufficio i prezzi sono a partire da 700 € IVA esclusa.
La cifra reale dipende da volumi, piani, ascensori, server e distanza, per questo facciamo un sopralluogo gratuito e senza impegno, di persona o in videochiamata, e poi ti mandiamo un preventivo scritto e dettagliato.
Ci servono pochi dati: il numero di postazioni e di dipendenti, i piani e gli accessi, la presenza di server o macchinari particolari. Se vuoi sapere dove le aziende sbagliano più spesso, leggi anche gli errori che costano caro nel trasloco di un’azienda; poi chiedici un preventivo gratuito e fissiamo il sopralluogo.
