Un riunito dentistico sembra un mobile, ma funziona grazie a ciò che non si vede: i tubi dell’acqua e dell’aria compressa, i collegamenti elettrici, i circuiti che alimentano turbina, siringa e aspirazione.
Spostare uno studio significa staccare tutto questo, trasportare apparecchi pesanti e delicati e ricollegarli in modo che il lunedì successivo si possa tornare a ricevere i pazienti.
In questa guida vediamo come preparare uno studio dentistico al trasloco in quattro passaggi: mappare gli ambienti e coinvolgere i tecnici, proteggere sterilizzatori, riuniti e radiografici, mettere al sicuro cartelle cliniche e lastre, organizzare chiusura e riapertura.
Mappa gli ambienti e chiama il tecnico prima di fissare la data
Parti da un giro dello studio con un foglio in mano: ambulatori, sala di sterilizzazione, area radiologica, reception, sala d’attesa, archivio.
Per ogni stanza segna che cosa serve fino all’ultimo giorno di attività e che cosa si può preparare prima. Gli arredi della sala d’attesa e degli uffici, per esempio, si impacchettano con anticipo, così nella giornata decisiva la squadra ha tempo per i macchinari.
La giornata decisiva è quella dei macchinari.
Poi chiama il tecnico di assistenza dei tuoi apparecchi. Riuniti, molte autoclavi, radiografici a parete e ortopantomografi vanno scollegati e ricollegati da personale autorizzato, per non danneggiare circuiti, pompe e sistemi idraulici.
Noi imballiamo, carichiamo e trasportiamo; il tecnico stacca e riattacca.
La data del trasloco dipende anche dall’agenda del tecnico.
Se lo studio è nel centro di Roma, controlla scale, ascensori e accessi. Con scale strette o ascensori piccoli i macchinari pesanti possono richiedere un mezzo dedicato oppure la nostra piattaforma aerea, di proprietà e noleggiabile con operatore, che permette di muoverli senza passare dalle scale.
I nostri furgoni sono autorizzati all’accesso nelle ZTL e, se serve occupare il suolo pubblico, seguiamo noi la pratica per tuo conto.
Sterilizzatori, riuniti e radiografici: come si proteggono
La sala di sterilizzazione è l’area dove i danni nascono dagli urti piccoli. Autoclavi e vasche a ultrasuoni vanno svuotate dei liquidi e asciugate, mentre sigillatrici e strumenti di piccola taratura si imballano uno per uno con materiali neutri.
Per lo strumentario già sterilizzato decidi in base al protocollo del tuo studio se viaggia con te o con la squadra e che cosa va risterilizzato all’arrivo.
Sulle poltrone e sui riuniti conta il blocco di ciò che si muove: circuiti idraulici ed elettrici, bracci mobili, schienali. Se restano liberi, durante il viaggio possono perdere liquidi, rompersi o rovinare i rivestimenti, ed è il tecnico a metterli in sicurezza prima del carico.
Lampade scialitiche e compressori hanno ciascuno le proprie istruzioni di trasporto: chiedile al produttore e consegnale alla squadra.
I radiografici richiedono un discorso a parte. Gli apparecchi a parete si staccano in modo controllato, gli ortopantomografi viaggiano protetti e ancorati nel mezzo, senza possibilità di muoversi. Chiedi al tuo fornitore e a chi segue la radioprotezione dello studio che cosa va fatto prima dello spostamento e dopo il rimontaggio.
Il materiale lo mettiamo noi: coperte, carrelli, pluriball, cartoni rinforzati e protezioni su misura per gli oggetti fragili.
Quando ci affidi anche l’imballaggio, il trasloco è coperto da assicurazione; se imballa lo studio, la copertura non si applica. Sui macchinari di valore conviene quindi lasciare l’imballo a noi e verificare con la tua assicurazione come sono coperti gli apparecchi durante gli spostamenti.
Cartelle cliniche, lastre e backup: i dati non restano incustoditi
Cartelle cliniche, archivi dei pazienti, fatturazione e documenti amministrativi contengono dati sensibili e viaggiano con una regola semplice: nessuna scatola resta incustodita. Separa la documentazione corrente, che serve fino all’ultimo giorno, dall’archivio storico, che si prepara con anticipo in contenitori robusti, chiusi e numerati.
Concorda con noi, in sopralluogo, come caricare i fascicoli sanitari e dove tenerli al sicuro una volta arrivati. Per archivi e riservatezza trovi altri spunti nella guida sul trasloco di uno studio di avvocati o commercialisti, che affronta problemi molto simili.
Le lastre fisiche si proteggono da graffi e pieghe. Per i sistemi digitali fai un backup completo prima del trasloco e verifica di riuscire ad aprire i file dalla copia.
Le copie viaggiano con te, non con i mobili.
Chiusura e riapertura: come non perdere i pazienti
Ogni giorno di chiusura vuol dire appuntamenti da spostare e pazienti da richiamare. Comunica il periodo con anticipo: un avviso in reception, uno sul sito e un messaggio sulla segreteria telefonica bastano a evitare equivoci.
Gli appuntamenti si spostano prima del trasloco, non dopo.
Molti studi traslocano nel fine settimana o nei festivi per perdere meno giorni di lavoro. Su richiesta lavoriamo anche la sera e nel fine settimana, e il trasloco può essere diviso in più giornate: per esempio arredi e archivio in anticipo, macchinari nella giornata decisiva.
Prima di caricare, verifica che la nuova sede sia pronta: impianto elettrico adatto ai macchinari, attacchi e scarichi per sterilizzazione e riuniti, locali predisposti per la radiologia, reception già utilizzabile. Gli studi professionali seguono la stessa logica dei nostri traslochi di uffici a Roma: per prima cosa si ripristina ciò che serve a lavorare.
All’arrivo si rimontano per primi riuniti, sterilizzatori e radiografici, con il tecnico presente. Arredi secondari e zone non cliniche si sistemano nei giorni successivi, senza fermare l’accoglienza dei pazienti. Per scrivanie, mobili della reception e librerie c’è il servizio di montaggio e smontaggio mobili.
Si riapre quando i macchinari funzionano, non quando i mobili sono a posto.
Se la nuova sede non è pronta o devi liberare lo studio prima, arredi e archivi meno recenti possono aspettare nel nostro deposito di via Taparelli, videosorvegliato da Verisure 24 ore su 24.
Per chi trasloca con noi il primo mese di deposito è gratuito.
Gli arredi che non porterai con te, come le sedie della sala d’attesa, si possono smaltire in discariche autorizzate. Per gli apparecchi sanitari fuori uso, invece, chiedi al fornitore come dismetterli.
Dal sopralluogo al primo paziente: che cosa ci serve sapere
Il sopralluogo è gratuito e senza impegno, di persona o in videochiamata, e il preventivo è scritto e dettagliato. Per prepararlo ci aiuta avere l’elenco dei macchinari con modello e ingombri, i piani e gli accessi, la presenza di ZTL e il nome del tecnico che seguirà il ricollegamento.
Se nel tuo studio lavorano più professionisti, leggi anche la guida sul trasloco di uno studio medico. Quando hai il quadro, chiedici un preventivo indicando macchinari, piani e data desiderata: costruiremo il piano insieme al tuo tecnico.
