In un albergo il trasloco non trova mai un giorno vuoto: le prenotazioni continuano ad arrivare, le camere vanno pulite e c’è sempre qualcuno che deve ancora fare il check-in. Spostare arredi, biancheria e dotazioni di una struttura ricettiva significa farlo mentre l’attività, almeno in parte, va avanti.
Se gestisci un hotel o un B&B a Roma e devi cambiare sede, ristrutturare o liberare dei piani, qui trovi come organizzare il lavoro camera per camera, senza perdere il filo di che cosa sta dove.
Parti dalla mappa delle camere, non dagli scatoloni
Prima di toccare un mobile, procurati la pianta del nuovo spazio e numera le camere come saranno sistemate lì. Ogni oggetto deve avere scritto sopra non solo da dove parte, ma in quale stanza va a finire.
Una camera d’albergo è un piccolo sistema fatto di letto, armadio, comodini, tessili, televisione e dettagli che l’ospite nota subito. Se all’arrivo la squadra trova le etichette giuste, riallestisce una stanza dopo l’altra senza chiederti ogni volta dove vada un comodino.
Un’etichetta senza il numero della camera di arrivo è un’etichetta inutile.
Fotografa ogni camera già allestita, da due angolazioni: sono il manuale di montaggio più affidabile che puoi avere. Nella nuova sede rimonta per prima una camera campione e controlla con calma misure e passaggi, prima di replicarla sulle altre.
Fai anche una scelta che pesa sul volume e quindi sul preventivo: che cosa porti davvero. Materassi a fine vita, tende logore e mobili che nel nuovo layout non entrano occupano spazio sul furgone esattamente come quelli buoni. Per ciò che lasci indietro ci occupiamo noi dello smaltimento di mobili ed elettrodomestici in discariche autorizzate.
Arredi: cosa si smonta e cosa viaggia intero
Letti, armadi, scrivanie e testiere d’albergo sono fatti per resistere all’uso quotidiano, ma si rovinano proprio quando vengono smontati e rimontati in fretta. Cerniere forzate, fianchi scheggiati e specchi incrinati non si vedono al carico.
Saltano fuori il giorno in cui devi riaprire la camera, quando intervenire costa di più.
La regola pratica è smontare ciò che nasce modulare e spostare intero ciò che soffre a essere scomposto: testiere imbottite, arredi su misura, specchiere, lampade. Per gli elementi fissati a parete, come mensole e supporti dei televisori, decidi come staccarli solo dopo un sopralluogo.
Viti, cerniere e piccoli accessori finiscono in un sacchetto chiuso e fissato al mobile a cui appartengono. È un gesto banale, ed è quello che fa risparmiare più ore al rimontaggio.
Anche le dotazioni minute, come phon, bollitori, appendiabiti e cestini, vanno in una scatola per camera con il numero ben visibile: sono le prime cose che si perdono.
Per mobili e oggetti usiamo coperte, carrelli, pluriball e cartoni rinforzati, e protezioni su misura per ciò che è più fragile, come specchi e quadri. Minibar e piccoli frigoriferi viaggiano in piedi e si riaccendono solo dopo averli lasciati assestare nella nuova camera.
Biancheria e tessili: tieni separato il pulito dal da lavare
La biancheria è il punto in cui un trasloco alberghiero si complica di più, perché deve restare pulita e riconoscibile. Lenzuola, asciugamani, copriletti, tende e cuscini non sono scatoloni da riempire alla rinfusa.
Il pulito e il da lavare non devono mai dividere lo stesso sacco.
Organizza i tessili per lotti: una scatola o un sacco per piano, o per tipologia di camera, con scritto che cosa contiene. La biancheria pulita va chiusa in sacchi sigillati e caricata per ultima, lontano dalla polvere dei mobili smontati. Scorte, cortesie per gli ospiti e prodotti di pulizia viaggiano a parte, ben chiusi.
Le tende si tolgono per ultime e si rimettono per prime: sono ciò che rende abitabile una camera anche con il resto ancora in scatola.
Spostare per piani senza fermare le prenotazioni
Raramente si sposta tutto in un solo giorno, e se l’albergo resta aperto non si deve fare. Su richiesta lavoriamo anche la sera e nel fine settimana, e il trasloco può essere diviso in più giornate: puoi quindi ragionare per piano o per blocchi di camere.
Se un blocco slitta, gli altri non devono fermarsi: per questo conviene dividerli in unità autonome.
Blocca sul calendario le camere che stai per svuotare con un po’ di anticipo e comincia da quelle con meno arrivi. Concentra il carico nella fascia tra le partenze del mattino e gli arrivi del pomeriggio, quando i corridoi sono più liberi e hai meno ospiti da disturbare.
Se il trasloco coincide con una ristrutturazione il percorso è inverso: le camere si svuotano a blocchi, i mobili aspettano in deposito e rientrano quando i lavori di quel blocco sono finiti.
La logica è quella dei traslochi di negozi e attività aperte al pubblico, dove l’obiettivo è sempre lo stesso: restare operativi il più a lungo possibile. Gli errori di pianificazione più costosi li abbiamo raccolti nell’articolo sugli errori che costano caro nel trasloco di un’azienda.
Scale strette, ZTL e condomini: l’accesso a Roma
Molti B&B romani occupano un piano di un palazzo, con un ascensore piccolo o assente. Orari e uso dell’ascensore dipendono dal regolamento del singolo condominio, quindi avvisa l’amministratore con anticipo e fatti dire che cosa è consentito.
I nostri furgoni sono autorizzati all’accesso nelle ZTL di Roma, un problema in meno per le strutture del centro. Dove l’ascensore non basta o la scala è troppo stretta, la piattaforma aerea porta arredi e colli da finestre e balconi, senza passare dalle parti comuni.
Per fermare a lungo il furgone o posizionare la piattaforma serve l’occupazione temporanea di suolo pubblico, che si chiede al Municipio competente per quella via. La richiesta va presentata con alcuni giorni di anticipo e i cartelli di divieto di sosta vanno esposti almeno 48 ore prima.
La pratica la seguiamo noi.
Se la struttura si trova in un palazzo d’epoca, per vincoli e protezioni di scale e pavimenti leggi anche come organizzare un trasloco in edifici storici vincolati.
Cucina, colazioni e sale comuni: gli spazi che si dimenticano
Reception, sala colazioni e cucina seguono regole diverse dalle camere. Gli arredi comuni si spostano per ultimi se l’attività continua, per primi se vuoi aprire la nuova sede con almeno una sala pronta.
Le attrezzature di cucina, dai forni alle cappe, conviene farle scollegare da un tecnico e ricollegare nella nuova sede solo a trasporto concluso: il coordinamento è lo stesso del trasloco di una pizzeria.
Se la nuova sede o le camere non sono pronte
Quando il nuovo spazio non è finito, un deposito evita di accatastare arredi nei corridoi. Il nostro è di proprietà, nella sede di via Taparelli, videosorvegliato da Verisure 24 ore su 24 e con un guardiano presente giorno e notte. Ritiro, trasporto e riconsegna li facciamo noi, la durata è libera e l’accesso ai tuoi beni avviene su appuntamento.
Per chi trasloca con noi il primo mese di deposito è gratuito.
Che cosa preparare prima del sopralluogo
Per darti un preventivo preciso ci servono pochi dati, che puoi raccogliere in un’ora:
- numero di camere e di piani, con la pianta se ce l’hai;
- presenza e dimensioni dell’ascensore, o la larghezza delle scale;
- il punto in cui il furgone può fermarsi davanti all’ingresso;
- il calendario delle prenotazioni nelle settimane del trasloco;
- che cosa porti, che cosa lasci e che cosa vuoi mettere in deposito.
Il sopralluogo è gratuito e senza impegno, di persona o in videochiamata, e il preventivo è scritto, dettagliato e gratuito.
Una cosa da decidere subito: quando ci affidi anche l’imballaggio il trasloco è coperto da assicurazione, mentre se imballa il tuo personale la copertura non si applica.
Se vuoi partire dai numeri della tua struttura, puoi richiedere il preventivo per il trasloco del tuo hotel o B&B.
